Anwaltskanzleien können sich ihrer größten Bedrohung nicht stellen

Was ist die größte Bedrohung für die zukünftigen Wachstumsambitionen von Top-Kanzleien?

Verstärkter Wettbewerb durch internationale Firmen? Nein.

Die besten Talente gewinnen und halten? Nein.

Den Überblick über die Compliance behalten? Nein.

Es ist Cyber-Risiko. Wie in – das versehentliche Durchsickern vertraulicher Daten durch E-Mail-Hijacks, Phishing-Angriffe und Malware.

Dieses relativ nischenhafte Backoffice-Supportproblem ist in den letzten Jahren so problematisch geworden, dass es als die größte Bedrohung für die zukünftigen Wachstumsambitionen der 100 führenden Anwaltskanzleien aufgeführt wurde. Satte 90 % der Führungskräfte von Anwaltskanzleien gaben in der jüngsten jährlichen Umfrage von PwC an, dass sie „extrem“ oder „etwas besorgt“ über Cyber-Risiken sind.

Die Ernsthaftigkeit, mit der Anwaltskanzleien diese Bedrohung behandeln, ist verständlich – die Grundlagen des Anwaltsberufs basieren auf der Vertraulichkeit und dem Vertrauen der Mandanten. Die Pandemie hat die Ängste nur noch weiter geschürt, da die Fernarbeit eine ganze Reihe neuer Cyber-Sicherheitsrisiken schafft, die Anwaltskanzleien überwachen müssen. Besuchen Sie diese Seite für zusätzliche Informationen.

Trotz eines wachsenden Bewusstseins für die Risiken im Zusammenhang mit Cyberangriffen erwarten die meisten Kanzleileiter oft, dass ihre bereits überlasteten und unterbesetzten IT-Teams einfach damit umgehen, anstatt in eine langfristige technische Infrastruktur zu investieren, die ihre zukünftigen Wachstumsambitionen angemessen unterstützen kann . Um den Ernst der Situation zu demonstrieren, in der sich die meisten IT-Abteilungen befinden, ergab dieselbe PwC-Umfrage, dass etwa 15–31 % der Top-Unternehmen zugeben, dass sie nicht in der Lage waren, festzustellen, ob überhaupt ein Cyberangriff stattgefunden hat.

Anwaltskanzleien müssen aufhören, Technologie als Unterstützungsfunktion zu betrachten. Das Cyber-Risiko ist nur die Spitze des Eisbergs. Mit einer starken technischen Infrastruktur können Anwaltskanzleien ihre Konkurrenz übertreffen, sich besser an die Erwartungen der Mandanten anpassen und sich angemessen gegen Cyberangriffe verteidigen. Ohne sie … naja … müssen sie sich um mehr Sorgen machen, als ihre Mitarbeiter daran zu hindern, fragwürdige E-Mails zu öffnen.

Über das Nötigste hinausgehen

Die Pandemie wirkte als Katalysator für die Einführung von Technologien im gesamten Rechtssektor, wobei unzählige IT-Teams die ganze Nacht hindurch daran arbeiteten, ihre Mitarbeiter für die Arbeit von zu Hause aus einzurichten. Infolgedessen sahen wir die Massenakzeptanz von Videokonferenzlösungen wie Microsoft Teams und Zoom sowie von Kommunikationstools wie Teams, Slack und Trello. Viele Unternehmen setzten auch auf Workflow-Tools wie E-Signatur-Software.

Während dies einen großen Fortschritt darstellt, hatten die meisten anderen Sektoren diese Systeme bereits vor der Pandemie implementiert – der Rechtssektor hielt einfach Schritt.

Im Allgemeinen und ohne Wertung denken Anwälte oft auf eine von zwei Arten über Technologie: Sie betrachten sie viel zu einfach (Videokonferenz-Tools, E-Mails, Technologie, die es in den 1990er Jahren gab), oder sie betrachten sie als viel zu fortschrittlich und außerhalb der Reichweite (Robotik und dergleichen). Die seit langem bewährten technischen Tools, die einen echten Unterschied für das Endergebnis einer Anwaltskanzlei bewirken können, indem sie Aufgaben mit niedriger Priorität automatisieren, Arbeitsabläufe rationalisieren oder Informationen austauschen, können insgesamt übersehen werden.

Schauen Sie sich nur an, wie interne Anwälte bei FTSE 350-Organisationen arbeiten. Diese Teams nutzen nicht nur Rechtstechnologie, sie arbeiten auch mit den IT-Abteilungen ihrer großen Unternehmen zusammen, um innovative neue Prozesse einzuführen, die es im Rechtsbereich bisher nicht gab. Andere Umfrage hob einen deutlichen Rückgang der Zahl der internen Anwälte hervor, die der Meinung waren, dass der Einsatz und die Integration neuer Technologien ein Hindernis für die Einführung darstellt, und zwar von 56 % im Jahr 2018 auf 40 % im Jahr 2020.

Anwaltskanzleien wollen in eine ähnliche Richtung gehen, aber was sie zurückhält, ist ihre „Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht“-Mentalität. Eine Umfrage der Solicitors Regulation Authority (SRA) aus dem Jahr 2021 ergab, dass das größte Hindernis, das Anwaltskanzleien von Innovationen abhält, „Unsicherheit über den erwarteten Geschäftsnutzen“ (36 %) ist, gefolgt von „keine strategische Priorität“ (31 %) und „das Mentalität, dass es in meiner Firma nicht gebraucht wird“ (27 %).

Die richtige Infrastruktur schaffen

Anwälte können viel Zeit mit sehr repetitiven Aufgaben verbringen – dem Korrekturlesen von Dokumenten, der Recherche von Antworten auf Kundenanfragen, der Neuverkabelung bereits bestehender Verträge und dergleichen. Ich weiß, was Sie denken: Es ist repetitive Arbeit, aber es ist wichtige Arbeit – und Sie haben Recht!

Was sich in den letzten Jahren jedoch geändert hat, sind die Erwartungen der Kunden. Kunden erwarten jetzt mehr für weniger. Das Neueste LexisNexis Bellwether-Umfrage fanden heraus, dass 58 % der Anwälte der Meinung waren, dass ihre Mandanten mit größerer Wahrscheinlichkeit denselben oder einen besseren Service für weniger erwarten als vor 12 Monaten. Darüber hinaus gaben 45 % der Befragten an, dass die Kundenerwartungen jetzt höher sind. Es gibt auch eine Verschiebung hin zu mehr Transparenz bei den Gebühren.

Um diesem wachsenden Problem entgegenzuwirken, versuchen immer mehr Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, indem sie neue Systeme einführen, um sowohl interne als auch kundenorientierte Prozesse zu verbessern. Diese wiederum entlasten die Mitarbeiter, damit sie mehr Zeit mit den Kunden verbringen können, was einen Mehrwert schafft.

Ein solches Beispiel ist Lexis+, eine Plattform, die es Anwälten ermöglicht, die neuesten Fälle, Präzedenzfälle und Rechtstitel zu recherchieren und gleichzeitig auf praktische Anleitungen für eine ganze Reihe von Rechtsgebieten zuzugreifen. Auf alle wird von einem Ort aus mit einer einzigen Suche zugegriffen. Es verfügt auch über eine Reihe von Checklisten, Rechnern und Flussdiagrammen, um die juristische Arbeit zu beschleunigen und Genauigkeit zu gewährleisten. Intelligente KI-Tools helfen, die gestellte Frage zu verstehen, und schlagen mögliche Antworten vor – was die Rechtsrecherche drastisch beschleunigt.

Ein weiteres Beispiel ist die Erstellung von Rechtstexten. Stellen Sie sich vor, Sie könnten schnell Rechtsdokumente erstellen, indem Sie zuvor verwendete Klauseln zusammenführen, auf relevante Praxisnotizen zugreifen und sie mit Kollegen teilen. Einige wie LexisCreateerlauben Ihnen sogar, dies zu tun, ohne Microsoft Word verlassen zu müssen.

Der Punkt ist, dass es auf dem Markt eine Fülle von CRM-, Automatisierungs- und KI-gestützten Tools gibt, die mit enormen zeit- und kostensparenden Vorteilen einhergehen. Aber ohne moderne Cloud-basierte Umgebungen und Systeme wie Microsoft 365 wird ein großer Teil dieser Technologie und Innovation nicht zugänglich sein.

Die bereits erwähnte SRA-Umfrage ergab, dass weniger als ein Viertel aller Anwaltskanzleien derzeit Daten in der Cloud speichern – während eine Umfrage von ILTA großzügigere 41 % vorhersagte. Ungeachtet dessen sagt uns dies, dass viele Firmen noch in die Cloud migrieren müssen, obwohl Organisationen wie die American Bar Association angeben, dass Kundendaten auf einem seriösen, professionell verwalteten Cloud-Server sicherer gespeichert sind als auf Bürocomputern und Laptops.

Das wirkliche Risiko, nicht innovativ zu sein

Unternehmen, die sich jetzt entscheiden, nicht in eine moderne IT-Infrastruktur zu investieren, könnten in den kommenden Jahren schwerwiegende Folgen haben. Abgesehen davon, dass sie die neueste Technologie verpassen, riskieren diese Firmen, Kunden und potenzielle Einnahmen zu verlieren.

Unternehmen, die mit den sich ändernden Anforderungen und sich entwickelnden Technologieanforderungen nicht Schritt halten, wirken veraltet, schlecht vorbereitet und als Partner nicht würdig.

Es ist auch sehr wahrscheinlich, dass die Mehrheit des Kundenstamms eines Unternehmens diese Art von Technologie bereits verwendet, was bedeutet, dass Unternehmen dieselben Systeme und Prozesse verwenden müssen, um eine nahtlose Integration und nahtlose Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Es besteht auch das Risiko, dass Anwaltskanzleien ohne die neuesten technologischen Tools mit den Kundenbeschaffungsteams in Konflikt geraten.

Zusammenfassend riskieren Unternehmen, die es versäumen, in eine IT-Infrastruktur zu investieren:

• Innovation verpassen – veraltete Infrastruktur bedeutet, dass Sie nicht in der Lage sind, die neueste Rechtstechnologie zu übernehmen
• Zunehmende Sicherheitsbedrohungen – neue Technologien sind von Natur aus sicherer, zum Beispiel ist die Cloud der sicherste Ort, um die Daten eines Unternehmens und seiner Kunden zu speichern und zu verwalten
• Ineffiziente Arbeitsabläufe – wenn nicht dieselben Systeme wie die Stakeholder verwendet werden, führt dies zu mehr Hin- und Her, manuellen Aktualisierungen und menschlichen Fehlern.